0

آموزش گام به گام نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی

آموزش نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی

آموزش نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی: در این بخش از مکالمات تجاری به اصول و استانداردهای نوشتن نامه و ایمیل میپردازیم، آموزش های این قسمت عبارت است از:

بخش های یک نامه رسمی، طرح کلی نمونه یک نامه رسمی، نمونه نامه های انگلیسی، جملات و عبارات برای نوشتن نامه یا ایمیل و …

نامه و ایمیل

در این بخش قصد داریم درباره نامه و ایمیل توضیح مختصری ارائه بدهیم. نکته بسیار مهمی که باید ذکر کنیم این است که هر فردی سبک و ساختار ذهنی منحصر به فرد خود را دارد.

بدین معنی که نمی توان گفت دقیقا همین نکات یا ساختار و جملات در نامه ها و ایمیل ها بکار می روند. پس اصلا نگران نباشید که چرا شما قادر نیستید همانند دیگران نامه و ایمیل بنویسید مطمئن باشید آنها هم مانند شما فکر می کنند.

و همچنین نکته دیگر این که در همه نامه ها بخش ها اصول نامه نگاری توسط افرادی که برای شما نامه یا ایمیل می فرستند رعایت نمی شود. پس تعجب نکنید که چرا یک نوع نامه به چند روش مختلف نوشته می شود.

ما اینجا اصول و استانداردهای نامه و ایمیل نوشتن را بیان می کنیم و بهتر این است که شما هم سعی کنید بخش ها و اصول نامه نگاری را رعایت کنید.

نامه الکترونیکی، ایمیل

Email

نامه

Formal 

نامه رسمی

Formal letter

نامه غیر رسمی

Informal letter

بخش های یک نامه رسمی

۱- عنوان (Heading):

همیشه در گوشه بالا سمت چپ نوشته می شود، که شامل نام و آدرس شما و تاریخ نوشتن نامه می باشد. ممکن است بخواهید شماره تلفن، فاکس و آدرس ایمیل خود را هم قبل از نوشتن تاریخ به آن اضافه کنید.

Mr. Andorson

Tehran

Tel: 02172722826

Email:

May 15, 2017

2- آدرس گیرنده (طرف مقابل)

به طور کامل باید آدرس طرف مقابلتان را بنویسید این بخش هم همانند “عنوان” در قسمت سمت چپ نوشته می شود. در ضمن باید یک خط فاصله بین عنوان و آدرس گیرنده خالی بگذارید.

Mr. Anderson

Technical director

Merck Company

3- سلام یا ادای احترام(salutation یا greeting)

این بخش را برعکس ایمیل، همیشه رسمی می نویسیم (چه طرف صمیمی باشد یا نباشد)

Dear + name

Dear Dr. Karimi

می توان از عبارت های زیر بسته به نوع رسمی یا غیر رسمی بودن در خط اول نامه ها یا ایمیل ها استفاده کرد:

آقای واکسمن عزیز

Dear Mr. Waxman,

خانم اندرسن عزیز

Dear Ms. Anderson,

آقای عزیز

Dear sir,

خانم عزیز

Dear Madam,

خانم یا آقای عزیز

Dear Sir or Madam,

به مسئول زیربط / به هرکی که مربوطه / قابل توجه فرد مربوطه

To whom it may concern,

نکته:

در صورتی که نمیدانید که دریافت کننده خانم یا آقا است از فرم زیر استفاده کنید.

Dear Sir/Madam

Dear Sir or Madam

نکته:

در نامه های اداری هرگز از اسم کوچک به تنهایی استفاده نکنید. و اینکه نباید از جملات و عبارات خودمانی و کوچه بازاری استفاده کرد.

۴- بخش اصلی نامه (بدنه یا متن اصلی) (The body)

این بخش هسته اصلی نامه شماست. اینجا هر چیزی را که می خواهید
بنویسید. دقت کنید که بین مرحله قبل و این مرحله باز هم باید یک خط فاصله رها کنید. و همچنین بین هر پاراگراف این بخش، یک خط فاصله رها کنید. این قسمت شامل چهار بخش می باشد:

۱- اشاره یا مرجع (reference)

2- اطلاعات (information)

3- هدف (purpose)

4- نتیجه گیری (conclusion)

5- عبارت پایانی (closing / The complimentary close)

عبارتی کوتاه و مودبانه که نامه شما را تمام می کند. همانند ایمیل اینجا هم عباراتی مثل Sincerely و Yours truly و… استفاده می کنیم.

بسته به نوع رسمی یا رسمی بودن می توان از این عبارت ها استفاده کرد:

ارادتمند شما، با تقدیم احترامات

Yours faithfully,

ارادتمند شما، مخلص شما

Yours sincerely, = Sincerely yours,

با احترام، با تقدیم احترامات

Yours respectfully, = Respectfully yours,

ارادتمند شما، مخلص شما

Yours truly,

با بهترین آرزوها

Best wishes,

با احترام، ارادتمند شما

Kind regards, Regards, Best regards, With kind regards,

به زودی می بینمت.

See you soon.

مراقب خودت باش

Take care,

قربانت

Yours,

دوستدار شما

Love, / Lots of love,

۶- امضا (The signature)

اسم خود را بصورت کامل بنویسید و امضا کنید.

طرح کلی نمونه یک نامه رسمی:

Mohsen Mousavi

Fatemi Ave 54

April 5, 2017

Mr. Anderson

Technical director

Merck Company

Dear Mr. Anderson,

…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….

Sincerely,

Signature

نمونه نامه انگلیسی

Dear Mr. Robinson,

I would like to present my most sincere congratulations the occasion of your promotion to the assistance of the company’s presidency. I’m sure our friendship and the relations between the two companies will become more fruitful and consolidated by your responsibilities increase.

With best regards,

Signature Reza Moradi

Technical director

آقای رابینسون عزیز

مایلم صمیمانه ترین تبریکات خود را به مناسبت ارتقا شما به معاونت مدیریت عامل شرکت تقدیم کنم. اطمینان دارم دوستی ما و مناسبات میان دو شرکت با افزایش مسئولیت های شما ثمربخش تر و مستحکم تر خواهد بود.

با بهترین احترامات
امضا
رضا مرادی

مدیر فنی

جملات و عباراتی که برای نوشتن نامه و یا ایمیل نیاز داریم:

سعی کنید شبانه روز این عبارات رو مرور کنید و تمرین و تکرار کنید که ملکه ذهن شوند.

۱)

بدین وسیله گواهی می شود که
This is to certify that……

در پاسخ به نامه شما
In reply to your letter

در پاسخ به درخواست شما
In reply to your request

در پاسخ به سوال شما
To respond/ In reply to your question

در استناد به نامه شما
Referring your letter of

در پاسخ به نامه شما در ماه آوریل
(I am writing) in reply to your letter of April

در خصوص سفارش شما
(I’m writing) in connection with your order

طبق درخواست و خواسته شما 
In accordance with your request

۲)

با توجه به مکالمه تلفنی هفته گذشته ما

With reference to our telephone conversation last week

مایلیم که به شما یادآوری کنیم که…

We wish to remind you that….

من باید پوزش بخواهم برای …

I must apologize for….

بابت هرگونه ناراحتی به وجود آمده پوزش می طلبم.

I apologize for any inconvenience.

بابت تاخیر روی داده پوزش می طلبم.

I apologize for the delay.

بابت صورت حساب اشتباهمان پوزش میخواهم.

I apologize for our wrong statement.

متاسفانه به اطلاع شما می رسانیم که.

We regret to inform you that….

برای شکایت در مورد … مینویسم.

I am writing to complain about…

برای ابراز نارضایتی در مورد … مینویسم.

I am writing to express my dissatisfaction with…..

این دلیل مرا واداشت که برای شما نامه بنویسم.

This reason caused me to write you

… را پیوست کرده ام.

I am enclosing….

I’ve attached a….

۳)

لطفا……….. پیوست شده را مشاهده کنید.

Please find enclosed…..

لیست خرید را در پیوست مشاهده خواهید کرد.

You will find enclosed price list. Enclosed you will find price list.

رزومه بنده در پیوست آمده است.

Attached to this letter is my resume.

به دلایل زیر

For the following reasons

لطفا توجه داشته باشید که….

Please note that…..

اشاره به، عطف به

With reference to

با توجه به مکالمه تلفنی ماه گذشته مون

With reference to our telephone conversation last month

عطف به فاکتور شماره ۴۵۳۶ شما که هفته گذشته دریافت کردیم.

This is in reference to your invoice 4536 which we received last week.

مایلم به استحضار شما برسانم که …

I wish to inform you that….

باید به اطلاع شما برسانم ………

I should inform you that….

خوشحالم اعلام کنم که ………

I am delighted to announce that…..

۴)

متاسفم از اینکه به شما اطلاع میدهم که…

I’m sorry to tell you that….

متاسفانه باید به اطلاع برسانیم که…

We regret to inform you that…

از شما درخواست می کنم

I request you

با نهایت تاسف از درگذشت پدر گرامیتان مطلع شدم.

I was regretfully informed your beloved father’s death.

مایلم همدردی قلبی ام را نسبت به شما ابراز دارم. (تسلیت)

I would like to express my sincere condolence to you.

در غم و اندوه شما شریک هستم (تسلیت).

I share your sorrow.

ممنون (قدردان) خواهم بود اگر

I would appreciate it if….

از توجه سریع شما به این موضوع قدردانی می کنم.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

سپاسگزار خواهم بود اگر …

I would be grateful if….

خوشحال خواهم شد اگر…

I would be happy to / if….

کاملا تمایل دارم (مشتاقم) که…

I am quite willing to….

لازم میدانم که…

I find it necessary to…

۵)

پس از بررسی دقیق تصمیم گرفتیم که…

After careful consideration we have decided to….

لطفا مرا در جریان بذار

Please let me know

متاسفانه امکان ندارد که….

Unfortunately, it would not be possible to….

برای تحقیق در مورد

To enquire about

به نمایندگی از طرف

On behalf of

در صورت لزوم

In case of need

در موافقت با

To agree with

در اسرع وقت

As soon as possible 

در نتیجه

Consequently,

در زمانی که برای شما مقدور است

At your convenience

قصد دارم به عرض شما برسانم

I’m writing to tell you

برای ابراز نارضایتی در مورد …. مینویسم.

I’m writing to express my dissatisfaction with….

۶)

برای شکایت در مورد …. مینویسم.

I’m writing to complain about….

برای اطمینان از

To be confident in

اگر به هر طریقی کمکی از من ساخته است. برای تماس با من تعلل نکنید! 

If I can help in any way, do not hesitate to contact me!

بر اساس گزارشات ما

According to our records

گزارشات ما نشان میدهد که…

Our records show that….

من شتاب دارم برای تشکر از شما بابت…….

I hasten to thank you for….

سپاس و تشکر مرا بپذیرید بابت…

Please accept my thanks for….

برای جزئیات بیشتر

For further details

اگر نیاز به اطلاعات بیشتری دارید

If you require/ need more information

علاوه بر آن

In addition

همکاری تجاری با شرکت شما باعث خشنودی ماست.

We would be pleased to do business with your company.

شرایط پرداخت ما بصورت زیر می باشد/ عبارتند از:

Our terms of payment are as follows:

۷)

مشتاقانه منتظر خبر/ پاسخ از طرف شما هستم.

Looking forward to hearing from you.

مشتاقانه منتظر ملاقات شما در روز دوشنبه هستم.

I look forward to meeting / seeing you on Monday.

از پاسخگویی سریع شما سپاسگزار خواهم بود.

An early reply would be appreciated.

از پاسخگویی شما در سریعترین زمان ممکن قدردانی می کنم.

I would appreciate a reply at your earliest convenience.

تشکر بابت پاسخ سریعتان.

Thank you very much for your prompt response / reply.

چند نمونه از ایمیل های واقعی:

Dear Sir,

Have a good weekend!

We hereby update our price for Low Aluminum Ferro Silicon as below:

Commodity: Low Aluminum Ferro Silicon Specs:

Si 75%min, Al 0.5%max, C 0.2%max, P 0.05%max, S 0.02%max and Size: 10-50mm 90%min

Size: 10-50mm 90% min

Packing: 1mt big bag

Quantity: 300-500mts

Shipment: in Jun.

Payment: by L/C at sight

Price: usd1500/mt FOB Tianjin

This offer valid till Jun. 4th

Wait for your early reply

Thank you in advance

 

Best Regards!

Deer Lu

 

Hello Ali Ahmadi,

Good morning.

After reviewing your inquiry,

we can offer calcined coal product which meets your inquiry 7.

Attached is the quotation, please check.

Any question please feel free to let me know.

Thank you and best regards,

2)

Dear Ali Ahmadi,

Thanks for your enquiry and wish u a fine day.

Please see our best offer in the attachment.

Waiting for your positive revert.

 

Best Regards,

JINLI GROUP

Bajoewang

 

Hello Ali Ahmadi,

Thanks for your mail

I will review your demand and reply to you later.

Best Regards,

Roger

دیدگاه کاربران
  • ایمانی 24 ژوئن 2020

    عالی هستش ممنون از سایت خوبتون

    • مدیر سایت 26 ژوئن 2020

      سپاس دوست عزیز، موفق باشید!

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.