آموزش نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی: در این بخش از مکالمات تجاری به اصول و استانداردهای نوشتن نامه و ایمیل میپردازیم، آموزش های این قسمت عبارت است از:
بخش های یک نامه رسمی، طرح کلی نمونه یک نامه رسمی، نمونه نامه های انگلیسی، جملات و عبارات برای نوشتن نامه یا ایمیل و …
نامه و ایمیل
در این بخش قصد داریم درباره نامه و ایمیل توضیح مختصری ارائه بدهیم. نکته بسیار مهمی که باید ذکر کنیم این است که هر فردی سبک و ساختار ذهنی منحصر به فرد خود را دارد.
بدین معنی که نمی توان گفت دقیقا همین نکات یا ساختار و جملات در نامه ها و ایمیل ها بکار می روند. پس اصلا نگران نباشید که چرا شما قادر نیستید همانند دیگران نامه و ایمیل بنویسید مطمئن باشید آنها هم مانند شما فکر می کنند.
و همچنین نکته دیگر این که در همه نامه ها بخش ها اصول نامه نگاری توسط افرادی که برای شما نامه یا ایمیل می فرستند رعایت نمی شود. پس تعجب نکنید که چرا یک نوع نامه به چند روش مختلف نوشته می شود.
ما اینجا اصول و استانداردهای نامه و ایمیل نوشتن را بیان می کنیم و بهتر این است که شما هم سعی کنید بخش ها و اصول نامه نگاری را رعایت کنید.
نامه الکترونیکی، ایمیل
نامه
Formal
نامه رسمی
Formal letter
نامه غیر رسمی
Informal letter
بخش های یک نامه رسمی
۱- عنوان (Heading):
همیشه در گوشه بالا سمت چپ نوشته می شود، که شامل نام و آدرس شما و تاریخ نوشتن نامه می باشد. ممکن است بخواهید شماره تلفن، فاکس و آدرس ایمیل خود را هم قبل از نوشتن تاریخ به آن اضافه کنید.
Mr. Andorson
Tehran
Tel: 02172722826
Email:
May 15, 2017
2- آدرس گیرنده (طرف مقابل)
به طور کامل باید آدرس طرف مقابلتان را بنویسید این بخش هم همانند “عنوان” در قسمت سمت چپ نوشته می شود. در ضمن باید یک خط فاصله بین عنوان و آدرس گیرنده خالی بگذارید.
Mr. Anderson
Technical director
Merck Company
3- سلام یا ادای احترام(salutation یا greeting)
این بخش را برعکس ایمیل، همیشه رسمی می نویسیم (چه طرف صمیمی باشد یا نباشد)
Dear + name
Dear Dr. Karimi
می توان از عبارت های زیر بسته به نوع رسمی یا غیر رسمی بودن در خط اول نامه ها یا ایمیل ها استفاده کرد:
آقای واکسمن عزیز
Dear Mr. Waxman,
خانم اندرسن عزیز
Dear Ms. Anderson,
آقای عزیز
Dear sir,
خانم عزیز
Dear Madam,
خانم یا آقای عزیز
Dear Sir or Madam,
به مسئول زیربط / به هرکی که مربوطه / قابل توجه فرد مربوطه
To whom it may concern,
نکته:
در صورتی که نمیدانید که دریافت کننده خانم یا آقا است از فرم زیر استفاده کنید.
Dear Sir/Madam
Dear Sir or Madam
نکته:
در نامه های اداری هرگز از اسم کوچک به تنهایی استفاده نکنید. و اینکه نباید از جملات و عبارات خودمانی و کوچه بازاری استفاده کرد.
۴- بخش اصلی نامه (بدنه یا متن اصلی) (The body)
این بخش هسته اصلی نامه شماست. اینجا هر چیزی را که می خواهید
بنویسید. دقت کنید که بین مرحله قبل و این مرحله باز هم باید یک خط فاصله رها کنید. و همچنین بین هر پاراگراف این بخش، یک خط فاصله رها کنید. این قسمت شامل چهار بخش می باشد:
۱- اشاره یا مرجع (reference)
2- اطلاعات (information)
3- هدف (purpose)
4- نتیجه گیری (conclusion)
5- عبارت پایانی (closing / The complimentary close)
عبارتی کوتاه و مودبانه که نامه شما را تمام می کند. همانند ایمیل اینجا هم عباراتی مثل Sincerely و Yours truly و… استفاده می کنیم.
بسته به نوع رسمی یا رسمی بودن می توان از این عبارت ها استفاده کرد:
ارادتمند شما، با تقدیم احترامات
Yours faithfully,
ارادتمند شما، مخلص شما
Yours sincerely, = Sincerely yours,
با احترام، با تقدیم احترامات
Yours respectfully, = Respectfully yours,
ارادتمند شما، مخلص شما
Yours truly,
با بهترین آرزوها
Best wishes,
با احترام، ارادتمند شما
Kind regards, Regards, Best regards, With kind regards,
به زودی می بینمت.
See you soon.
مراقب خودت باش
Take care,
قربانت
Yours,
دوستدار شما
Love, / Lots of love,
۶- امضا (The signature)
اسم خود را بصورت کامل بنویسید و امضا کنید.
طرح کلی نمونه یک نامه رسمی:
Mohsen Mousavi
Fatemi Ave 54
April 5, 2017
Mr. Anderson
Technical director
Merck Company
Dear Mr. Anderson,
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
Sincerely,
Signature
نمونه نامه انگلیسی
Dear Mr. Robinson,
I would like to present my most sincere congratulations the occasion of your promotion to the assistance of the company’s presidency. I’m sure our friendship and the relations between the two companies will become more fruitful and consolidated by your responsibilities increase.
With best regards,
Signature Reza Moradi
Technical director
آقای رابینسون عزیز
مایلم صمیمانه ترین تبریکات خود را به مناسبت ارتقا شما به معاونت مدیریت عامل شرکت تقدیم کنم. اطمینان دارم دوستی ما و مناسبات میان دو شرکت با افزایش مسئولیت های شما ثمربخش تر و مستحکم تر خواهد بود.
با بهترین احترامات
امضا
رضا مرادی
مدیر فنی
جملات و عباراتی که برای نوشتن نامه و یا ایمیل نیاز داریم:
سعی کنید شبانه روز این عبارات رو مرور کنید و تمرین و تکرار کنید که ملکه ذهن شوند.
۱)
در پاسخ به نامه شما
در پاسخ به درخواست شما
در پاسخ به سوال شما
در استناد به نامه شما
در پاسخ به نامه شما در ماه آوریل
در خصوص سفارش شما
طبق درخواست و خواسته شما
۲)
با توجه به مکالمه تلفنی هفته گذشته ما
With reference to our telephone conversation last week
مایلیم که به شما یادآوری کنیم که…
We wish to remind you that….
من باید پوزش بخواهم برای …
I must apologize for….
بابت هرگونه ناراحتی به وجود آمده پوزش می طلبم.
I apologize for any inconvenience.
بابت تاخیر روی داده پوزش می طلبم.
I apologize for the delay.
بابت صورت حساب اشتباهمان پوزش میخواهم.
I apologize for our wrong statement.
متاسفانه به اطلاع شما می رسانیم که.
We regret to inform you that….
برای شکایت در مورد … مینویسم.
I am writing to complain about…
برای ابراز نارضایتی در مورد … مینویسم.
I am writing to express my dissatisfaction with…..
این دلیل مرا واداشت که برای شما نامه بنویسم.
This reason caused me to write you
… را پیوست کرده ام.
I am enclosing….
I’ve attached a….
۳)
لطفا……….. پیوست شده را مشاهده کنید.
Please find enclosed…..
لیست خرید را در پیوست مشاهده خواهید کرد.
You will find enclosed price list. Enclosed you will find price list.
رزومه بنده در پیوست آمده است.
Attached to this letter is my resume.
به دلایل زیر
For the following reasons
لطفا توجه داشته باشید که….
Please note that…..
اشاره به، عطف به
With reference to
با توجه به مکالمه تلفنی ماه گذشته مون
With reference to our telephone conversation last month
عطف به فاکتور شماره ۴۵۳۶ شما که هفته گذشته دریافت کردیم.
This is in reference to your invoice 4536 which we received last week.
مایلم به استحضار شما برسانم که …
I wish to inform you that….
باید به اطلاع شما برسانم ………
I should inform you that….
خوشحالم اعلام کنم که ………
I am delighted to announce that…..
۴)
متاسفم از اینکه به شما اطلاع میدهم که…
I’m sorry to tell you that….
متاسفانه باید به اطلاع برسانیم که…
We regret to inform you that…
از شما درخواست می کنم
I request you
با نهایت تاسف از درگذشت پدر گرامیتان مطلع شدم.
I was regretfully informed your beloved father’s death.
مایلم همدردی قلبی ام را نسبت به شما ابراز دارم. (تسلیت)
I would like to express my sincere condolence to you.
در غم و اندوه شما شریک هستم (تسلیت).
I share your sorrow.
ممنون (قدردان) خواهم بود اگر
I would appreciate it if….
از توجه سریع شما به این موضوع قدردانی می کنم.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
سپاسگزار خواهم بود اگر …
I would be grateful if….
خوشحال خواهم شد اگر…
I would be happy to / if….
کاملا تمایل دارم (مشتاقم) که…
I am quite willing to….
لازم میدانم که…
I find it necessary to…
۵)
پس از بررسی دقیق تصمیم گرفتیم که…
After careful consideration we have decided to….
لطفا مرا در جریان بذار
Please let me know
متاسفانه امکان ندارد که….
Unfortunately, it would not be possible to….
برای تحقیق در مورد
To enquire about
به نمایندگی از طرف
On behalf of
در صورت لزوم
In case of need
در موافقت با
To agree with
در اسرع وقت
As soon as possible
در نتیجه
Consequently,
در زمانی که برای شما مقدور است
At your convenience
قصد دارم به عرض شما برسانم
I’m writing to tell you
برای ابراز نارضایتی در مورد …. مینویسم.
I’m writing to express my dissatisfaction with….
۶)
برای شکایت در مورد …. مینویسم.
I’m writing to complain about….
برای اطمینان از
To be confident in
اگر به هر طریقی کمکی از من ساخته است. برای تماس با من تعلل نکنید!
If I can help in any way, do not hesitate to contact me!
بر اساس گزارشات ما
According to our records
گزارشات ما نشان میدهد که…
Our records show that….
من شتاب دارم برای تشکر از شما بابت…….
I hasten to thank you for….
سپاس و تشکر مرا بپذیرید بابت…
Please accept my thanks for….
برای جزئیات بیشتر
For further details
اگر نیاز به اطلاعات بیشتری دارید
If you require/ need more information
علاوه بر آن
In addition
همکاری تجاری با شرکت شما باعث خشنودی ماست.
We would be pleased to do business with your company.
شرایط پرداخت ما بصورت زیر می باشد/ عبارتند از:
Our terms of payment are as follows:
۷)
مشتاقانه منتظر خبر/ پاسخ از طرف شما هستم.
Looking forward to hearing from you.
مشتاقانه منتظر ملاقات شما در روز دوشنبه هستم.
I look forward to meeting / seeing you on Monday.
از پاسخگویی سریع شما سپاسگزار خواهم بود.
An early reply would be appreciated.
از پاسخگویی شما در سریعترین زمان ممکن قدردانی می کنم.
I would appreciate a reply at your earliest convenience.
تشکر بابت پاسخ سریعتان.
Thank you very much for your prompt response / reply.
چند نمونه از ایمیل های واقعی:
(۱
Dear Sir,
Have a good weekend!
We hereby update our price for Low Aluminum Ferro Silicon as below:
Commodity: Low Aluminum Ferro Silicon Specs:
Si 75%min, Al 0.5%max, C 0.2%max, P 0.05%max, S 0.02%max and Size: 10-50mm 90%min
Size: 10-50mm 90% min
Packing: 1mt big bag
Quantity: 300-500mts
Shipment: in Jun.
Payment: by L/C at sight
Price: usd1500/mt FOB Tianjin
This offer valid till Jun. 4th
Wait for your early reply
Thank you in advance
Best Regards!
Deer Lu
Hello Ali Ahmadi,
Good morning.
After reviewing your inquiry,
we can offer calcined coal product which meets your inquiry 7.
Attached is the quotation, please check.
Any question please feel free to let me know.
Thank you and best regards,
2)
Dear Ali Ahmadi,
Thanks for your enquiry and wish u a fine day.
Please see our best offer in the attachment.
Waiting for your positive revert.
Best Regards,
JINLI GROUP
Bajoewang
Hello Ali Ahmadi,
Thanks for your mail
I will review your demand and reply to you later.
Best Regards,
Roger
عالی هستش ممنون از سایت خوبتون
سپاس دوست عزیز، موفق باشید!
مطالب و مثال ها بسيار كمك كننده و كاربردي بودند
از شما تشكر ميكنم
Regards
زنده باد دوست عزیز 🌻