آموزش گام به گام نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی

مکالمات تجاری انگلیسی
تیر ۴, ۱۳۹۹
بازدید : 135 بازدید
آموزش نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی

آموزش نگارش نامه و ایمیل به زبان انگلیسی: در این بخش از مکالمات تجاری به اصول و استانداردهای نوشتن نامه و ایمیل میپردازیم، آموزش های این قسمت عبارت است از:

بخش های یک نامه رسمی، طرح کلی نمونه یک نامه رسمی، نمونه نامه های انگلیسی، جملات و عبارات برای نوشتن نامه یا ایمیل و …

نامه و ایمیل

در این بخش قصد داریم درباره نامه و ایمیل توضیح مختصری ارائه بدهیم. نکته بسیار مهمی که باید ذکر کنیم این است که هر فردی سبک و ساختار ذهنی منحصر به فرد خود را دارد.

بدین معنی که نمی توان گفت دقیقا همین نکات یا ساختار و جملات در نامه ها و ایمیل ها بکار می روند. پس اصلا نگران نباشید که چرا شما قادر نیستید همانند دیگران نامه و ایمیل بنویسید مطمئن باشید آنها هم مانند شما فکر می کنند.

و همچنین نکته دیگر این که در همه نامه ها بخش ها اصول نامه نگاری توسط افرادی که برای شما نامه یا ایمیل می فرستند رعایت نمی شود. پس تعجب نکنید که چرا یک نوع نامه به چند روش مختلف نوشته می شود.

ما اینجا اصول و استانداردهای نامه و ایمیل نوشتن را بیان می کنیم و بهتر این است که شما هم سعی کنید بخش ها و اصول نامه نگاری را رعایت کنید.

نامه الکترونیکی، ایمیل Email
نامه
Letter
نامه رسمی
Formal letter
نامه غیر رسمی
Informal letter

بخش های یک نامه رسمی

۱- عنوان (Heading):

همیشه در گوشه بالا سمت چپ نوشته می شود، که شامل نام و آدرس شما و تاریخ نوشتن نامه می باشد. ممکن است بخواهید شماره تلفن، فاکس و آدرس ایمیل خود را هم قبل از نوشتن تاریخ به آن اضافه کنید.

Mr. Andorson

Tehran

Tel: 02172722826

Email:

May 15, 2017

2- آدرس گیرنده (طرف مقابل)

به طور کامل باید آدرس طرف مقابلتان را بنویسید این بخش هم همانند “عنوان” در قسمت سمت چپ نوشته می شود. در ضمن باید یک خط فاصله بین عنوان و آدرس گیرنده خالی بگذارید.

Mr. Anderson

Technical director

Merck Company

3- سلام یا ادای احترام(salutation یا greeting)

این بخش را برعکس ایمیل، همیشه رسمی می نویسیم (چه طرف صمیمی باشد یا نباشد)

Dear + name

Dear Dr. Karimi

می توان از عبارت های زیر بسته به نوع رسمی یا غیر رسمی بودن در خط اول نامه ها یا ایمیل ها استفاده کرد:

 

آقای واکسمن عزیز Dear Mr. Waxman
خانم اندرسن عزیز
Dear Ms. Anderson
آقای عزیز
Dear sir
خانم عزیز
Dear Madam
خانم یا آقای عزیز
Dear Sir or Madam
به مسئول زیربط / به هرکی که مربوطه / قابل توجه فرد مربوطه
To whom it may concern

نکته:

در صورتی که نمیدانید که دریافت کننده خانم یا آقا است از فرم زیر استفاده کنید.

Dear Sir/Madam

Dear Sir or Madam

نکته:

در نامه های اداری هرگز از اسم کوچک به تنهایی استفاده نکنید. و اینکه نباید از جملات و عبارات خودمانی و کوچه بازاری استفاده کرد.

۴- بخش اصلی نامه (بدنه یا متن اصلی) (The body)

این بخش هسته اصلی نامه شماست. اینجا هر چیزی را که می خواهید
بنویسید. دقت کنید که بین مرحله قبل و این مرحله باز هم باید یک خط فاصله رها کنید. و همچنین بین هر پاراگراف این بخش، یک خط فاصله رها کنید. این قسمت شامل چهار بخش می باشد:

۱- اشاره یا مرجع (reference)

2- اطلاعات (information)

3- هدف (purpose)

4- نتیجه گیری (conclusion)

5- عبارت پایانی (closing / The complimentary close)

عبارتی کوتاه و مودبانه که نامه شما را تمام می کند. همانند ایمیل اینجا هم عباراتی مثل Sincerely و Yours truly و… استفاده می کنیم.

بسته به نوع رسمی یا رسمی بودن می توان از این عبارت ها استفاده کرد:

ارادتمند شما، با تقدیم احترامات Yours faithfully
ارادتمند شما، مخلص شما
Yours sincerely, = Sincerely yours
با احترام، با تقدیم احترامات
Yours respectfully, = Respectfully yours
ارادتمند شما، مخلص شما
Yours truly
با بهترین آرزوها
Best wishes
با احترام، ارادتمند شما
Kind regards, Regards, Best regards, With kind regards
به زودی می بینمت
See you soon
مراقب خودت باش
Take care
قربانت
Yours
دوستدار شما
Love, / Lots of love

۶- امضا (The signature)

اسم خود را بصورت کامل بنویسید و امضا کنید.

طرح کلی نمونه یک نامه رسمی:

Mohsen Mousavi

Fatemi Ave 54

April 5, 2017

Mr. Anderson

Technical director

Merck Company

Dear Mr. Anderson,

…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………….

Sincerely,

Signature

 

نمونه نامه انگلیسی

Dear Mr. Robinson,

I would like to present my most sincere congratulations the occasion of your promotion to the assistance of the company’s presidency. I’m sure our friendship and the relations between the two companies will become more fruitful and consolidated by your responsibilities increase.

With best regards,

Signature Reza Moradi

Technical director

آقای رابینسون عزیز

مایلم صمیمانه ترین تبریکات خود را به مناسبت ارتقا شما به معاونت مدیریت عامل شرکت تقدیم کنم. اطمینان دارم دوستی ما و مناسبات میان دو شرکت با افزایش مسئولیت های شما ثمربخش تر و مستحکم تر خواهد بود.

با بهترین احترامات
امضا
رضا مرادی

مدیر فنی

ارائه کردن، تقدیم کردن Present
صمیمانه، بی ریا
Sincere
به مناسبت
On the occasion of
معاونت
Assistance
ثمربخش
Fruitful
مستحکم
Consolidated

جملات و عباراتی که برای نوشتن نامه و یا ایمیل نیاز داریم:

سعی کنید شبانه روز این عبارات رو مرور کنید و تمرین و تکرار کنید که ملکه ذهن شوند.

۱)

بدین وسیله گواهی می شود که ...This is to certify that
در پاسخ به نامه شما
In reply to your letter
در پاسخ به درخواست شما
In reply to your request
در پاسخ به سوال شما
To respond/ In reply to your question
در استناد به نامه شما
Referring your letter of
در پاسخ به نامه شما در ماه آوریل
in reply to your letter of April
در خصوص سفارش شما
in connection with your order
طبق درخواست و خواسته شما
In accordance with your request
با توجه به مکالمه تلفنی هفته گذشته ما
With reference to our telephone conversation last week
مایلیم که به شما یادآوری کنیم که...
...We wish to remind you that

۲)

من باید پوزش بخواهم برای... ...I must apologize for
بابت هرگونه ناراحتی به وجود آمده پوزش می طلبم
I apologize for any inconvenience
بابت تاخیر روی داده پوزش می طلبم
I apologize for the delay
بابت صورت حساب اشتباهمان پوزش می خواهم
I apologize for our wrong statement
متاسفانه به اطلاع شما می رسانیم که...
...We regret to inform you that
برای شکایت در مورد ... مینویسم
...I am writing to complain about
برای ابراز نارضایتی در مورد ... مینویسم
...I am writing to express my dissatisfaction with
این دلیل مرا واداشت که برای شما نامه بنویسم
This reason caused me to write you
... را پیوست کرده ام
..I am enclosing... / I've attached a
لطفا... پیوست شده را مشاهده کنید
...Please find enclosed

۳)

لیست خرید را در پیوست مشاهده خواهید کرد You will find enclosed price list. Enclosed you will find price list
رزومه بنده در پیوست آمده است
Attached to this letter is my resume
به دلایل زیر
For the following reasons
لطفا توجه داشته باشید که...
...Please note that
متاسفانه به اطلاع شما می رسانیم که...
...We regret to inform you that
اشاره به، عطف به
With reference to
با توجه به مکالمه تلفنی ماه گذشته مون
With reference to our telephone conversation last month
عطف به فاکتور شماره ۴۵۳۶ شما که هفته گذشته دریافت کردیم
This is in reference to your invoice 4536 which we received last week
مایلم به استحضار شما برسانم که...
...I wish to inform you that
باید به اطلاع شما برسانم...
...I should inform you that
خوشحالم اعلام کنم که...
...I am delighted to announce that

۴)

متاسفم از اینکه به شما اطلاع میدهم که... ...I'm sorry to tell you that
متاسفانه باید به اطلاع برسانیم که...
...We regret to inform you that
از شما درخواست می کنم
I request you
با نهایت تاسف از درگذشت پدر گرامیتان مطلع شدم
I was regretfully informed your beloved father's death
مایلم همدردی قلبی ام را نسبت به شما ابراز دارم. (تسلیت)
I would like to express my sincere condolence to you
در غم و اندوه شما شریک هستم (تسلیت)
I share your sorrow
ممنون (قدردان) خواهم بود اگر...
...I would appreciate it if
از توجه سریع شما به این موضوع قدردانی می کنم
I would appreciate your immediate attention to this matter
سپاسگذار خواهم بود اگر...
...I would be grateful if
خوشحال خواهم شد اگر...
...I would be happy to /if
کاملا تمایل دارم (مشتاقم) که...
...I am quite willing to
لازم میدانم که...
...I find it necessary to
پس از بررسی دقیق تصمیم گرفتیم که...
...After careful consideration we have decided to

۵)

لطفا مرا در جریان بذار Please let me know
متاسفانه امکان ندارد که...
...Unfortunately, it would not be possible to
برای تحقیق در مورد
To enquire about
به نمایندگی از طرف
On behalf of
در صورت لزوم
In case of need
در موافقت با
To agree with
در اسرع وقت
As soon as possible
در زمانی که برای شما مقدور است
At your convenience
در نتیجه
Consequently
قصد دارم به عرض شما برسانم
I'm writing to tell you
برای ابراز نارضایتی در مورد ... مینویسم
...I'm writing to express my dissatisfaction with

۶)

برای شکایت در مورد ... می نویسم ...I'm writing to complain about
برای اطمینان از
To be confident in
اگر به هر طریقی کمکی از من ساخته است. برای تماس با من تعلل نکنید
If I can help in any way, do not hesitate to contact me
بر اساس گزارشات ما
According to our records
گزارشات ما نشان میدهد که...
...Our records show that
من شتاب دارم برای تشکر از شما بابت ...
...I hasten to thank you for
سپاس و تشکر مرا بپذیرید بابت...
...Please accept my thanks for
برای جزئیات بیشتر
For further details
اگر نیاز به اطلاعات بیشتری دارید
If you require/ need more information
علاوه بر آن
In addition
همکاری تجاری با شرکت شما باعث خشنودی ماست
We would be pleased to do business with your company
شرایط پرداخت ما بصورت زیر می باشد/ عبارتند از
:Our terms of payment are as follows

۷)

مشتاقانه منتظر خبر/پاسخ از طرف شما هستم Looking forward to hearing from you
مشتاقانه منتظر ملاقات شما در روز دوشنبه هستم
I look forward to meeting / seeing you on Monday
از پاسخگویی سریع شما سپاسگذار خواهم بود
An early reply would be appreciated
از پاسخگویی شما در سریعترین زمان ممکن قدردانی می کنم
I would appreciate a reply at your earliest convenience
تشکر بابت پاسخ سریعتان
Thank you very much for your prompt response / reply

چند نمونه از ایمیل های واقعی:

Dear Sir,

Have a good weekend!

We hereby update our price for Low Aluminum Ferro Silicon as below:

Commodity: Low Aluminum Ferro Silicon Specs:

Si 75%min, Al 0.5%max, C 0.2%max, P 0.05%max, S 0.02%max and Size: 10-50mm 90%min

Size: 10-50mm 90% min

Packing: 1mt big bag

Quantity: 300-500mts

Shipment: in Jun.

Payment: by L/C at sight

Price: usd1500/mt FOB Tianjin

This offer valid till Jun. 4th

Wait for your early reply

Thank you in advance

 

Best Regards!

Deer Lu

 

Hello Ali Ahmadi,

Good morning.

After reviewing your inquiry,

we can offer calcined coal product which meets your inquiry 7.

Attached is the quotation, please check.

Any question please feel free to let me know.

Thank you and best regards,

2)

Dear Ali Ahmadi,

Thanks for your enquiry and wish u a fine day.

Please see our best offer in the attachment.

Waiting for your positive revert.

 

Best Regards,

JINLI GROUP

Bajoewang

 

Hello Ali Ahmadi,

Thanks for your mail

8
مدیر سایت پس از بررسی های مکرر ما در حوزه زبان انگلیسی متوجه شدیم به دلیل هزینه های بالای کلاس ها برخی از دانشجویان توان شرکت در کلاس ها را ندارند و از این رو در بحث فراگیری علم عقب می مانند و تصمیم گرفتیم تا خدماتی را ارائه کنیم تا تمامی دانشجویان بتوانند از تمامی مطالب آموزشی زبان بهره ببرند.
همراه ما باشید در کانال تلگرام استاد انگلیسی | مرجع آموزش زبان انگلیسی کانال تلگرام
دیدگاهتان را بنویسید

ایمانی چهارشنبه , ۴ تیر ۱۳۹۹ پاسخ

عالی هستش ممنون از سایت خوبتون

مدیر سایت جمعه , ۶ تیر ۱۳۹۹ پاسخ

سپاس دوست عزیز، موفق باشید!

عضویت در خبرنامه استاد انگلیسی | مرجع آموزش زبان انگلیسی

تمامی اطلاعات محفوظ است!

اپلیکیشن استاد انگلیسی

اپلیکیشن استاد انگلیسی